34 Fragen
Nach § 14 UStG muss eine Rechnung enthalten:
1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
2. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
3. Steuernummer oder USt-IdNr. (mindestens eine)
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
6. Menge und Art der Leistung
7. Leistungsdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
8. Nettobetrag
9. Steuersatz und Steuerbetrag
10. Bei Steuerbefreiung: der Grund dafür (hier steht der § 19-Hinweis)
Bei Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung) gelten vereinfachte Regeln — Empfängeranschrift und Rechnungsnummer sind nicht zwingend. Mehr anzugeben ist aber immer erlaubt.
Nach § 19 UStG müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen, wenn Ihr Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt. Sie weisen auf Rechnungen keine USt aus — dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Die seit 2025 geltenden Grenzen: Vorjahresumsatz 25.000 Euro, laufendes Jahr 100.000 Euro.
Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet der Status sofort.
Das kommt darauf an.
Vorteilhaft: Wenn Ihre Kunden überwiegend Privatpersonen (B2C) sind, wirken Ihre Preise ohne Umsatzsteuer rund 19 % günstiger als die Ihrer Mitbewerber.
Nachteilig: Wenn Sie viel investieren (Maschinen, Fahrzeuge, Material), können Sie die gezahlte Vorsteuer nicht zurückholen. Bei Geschäftskunden (B2B) bringt die Regelung ohnehin keinen Vorteil — die ziehen die USt sowieso ab.
Für diese Entscheidung sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt melden — elektronisch über ELSTER.
Der Rhythmus hängt von Ihrer Jahressteuer ab: Neugründungen die ersten zwei Jahre monatlich, Jahressteuer unter 9.000 Euro vierteljährlich, Jahressteuer unter 2.000 Euro jährlich.
Abgabefrist ist der 10. des Folgemonats. Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat.
Kleinunternehmer müssen keine Voranmeldung abgeben.
Die GoBD regeln, wie digital geführte Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Sie betreffen jeden, der keine Papierbücher führt.
Die Kernprinzipien: Unveränderbarkeit (ein erfasster Beleg darf nicht nachträglich verändert werden; Änderungen müssen nachvollziehbar sein), Vollständigkeit (kein Vorgang darf fehlen), Zeitgerechte Erfassung (Vorgänge sind zeitnah zu buchen), Lesbarkeit (Unterlagen müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben).
Rechnungen in Excel zu schreiben und zu überschreiben verstößt gegen die GoBD — weil sie veränderbar sind. Bei einer Prüfung führt das zu Problemen.
Nach § 147 AO:
| Unterlagenart | Frist |
|---|---|
| Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 8 Jahre |
| Bücher, Inventare, Bilanzen | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Lohnunterlagen | 6–10 Jahre (je nach Art) |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Beispiel: Eine Rechnung vom März 2026 ist bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren (8 Jahre).
Schrittweise ja.
Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Schickt Ihnen ein Kunde eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, müssen Sie sie annehmen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle B2B-Umsätze.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind davon nicht betroffen.
Eine PDF ist keine E-Rechnung — eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format.
In Stirnio ist das bereits als optionale Funktion vorhanden — Sie aktivieren sie in den Einstellungen.
Ja. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 und dem ArbZG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen.
In Branchen, die unter das MiLoG fallen (Gastronomie, Bau, Gebäudereinigung, Transport und weitere), gelten strengere Regeln: Beginn, Ende und Dauer müssen innerhalb von sieben Tagen nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden.
Diese Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren.
Nach dem BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub: bei einer 6-Tage-Woche 24 Werktage, bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage.
In der Praxis gewähren die meisten Arbeitgeber 25–30 Tage; im Arbeitsvertrag darf der Anspruch das gesetzliche Minimum nicht unterschreiten.
Auch Minijobber haben Urlaubsanspruch — anteilig nach der Zahl ihrer Arbeitstage.
Der Forderungseinzug in Deutschland ist gestuft:
1. Zahlungserinnerung: Ein freundlicher Hinweis. Rechtlich nicht vorgeschrieben, erhält aber die Geschäftsbeziehung.
2. Mahnung: Üblich sind eine erste und eine zweite Mahnung. Ab hier können Sie Verzugszinsen und eine Mahngebühr geltend machen.
3. Verzug: 30 Tage nach Rechnungsdatum tritt Verzug automatisch ein (§ 286 BGB) — auch ohne Mahnung. Die Verzugszinsen betragen im B2B-Bereich Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte, im B2C-Bereich + 5 Prozentpunkte.
4. Mahnverfahren oder Klage: Bleibt die Zahlung aus, können Sie über das Amtsgericht ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Ein klar angegebenes Zahlungsziel auf der Rechnung erleichtert diesen gesamten Ablauf.
Ja. Stirnio stellt sicher, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten: Firmendaten, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze.
Fehlt in Ihrem Firmenprofil eine Angabe, lässt das System keine Rechnung erstellen und zeigt Ihnen genau, was fehlt. So geht keine unvollständige Rechnung versehentlich an Ihren Kunden.
Ja. Die wichtigste GoBD-Anforderung — die Unveränderbarkeit — ist technisch umgesetzt: Ist eine Rechnung einmal ausgestellt, lassen sich Betrag, Datum oder Nummer nicht mehr ändern — weder über die Anwendung noch über die Datenbank.
Für Fehler gibt es den gesetzlich vorgesehenen Weg: die Korrekturrechnung. Stirnio erstellt sie mit einem Klick, die Originalrechnung bleibt dabei erhalten.
Zusätzlich werden alle relevanten Änderungen in einem Audit-Log protokolliert — wer hat wann was geändert.
Sobald Sie in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) aktivieren, wird auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen und der vorgeschriebene Hinweis automatisch ergänzt: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Sie müssen ihn nicht jedes Mal selbst eintippen.
Das ist der Punkt, den die meisten zu spät bemerken. Seit 2025 gilt: Übersteigt Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet der Kleinunternehmer-Status sofort — nicht erst zum Jahresende. Ab dem überschreitenden Umsatz müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen.
Stirnio behält das für Sie im Blick. Nähert sich Ihr Jahresumsatz der Grenze, erscheint auf dem Dashboard ein Hinweis: zunächst informativ bei 80 %, deutlicher bei 95 %, und eine klare Warnung beim Überschreiten.
Diese Warnung funktioniert auch im kostenlosen Tarif — rechtliche Absicherung ist bei uns keine Bezahlfunktion.
Gemäß § 147 AO acht Jahre (Rechnungen gelten als Buchungsbelege). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Auch wenn Sie Ihr Konto schließen, bleiben diese Rechnungen für die gesetzliche Dauer erhalten — bei einer Prüfung haben Sie keine Lücken.
Ihre Datenbank liegt in der Europäischen Union (Frankfurt, Supabase). Die serverseitige Verarbeitungsebene der Anwendung (Netlify) läuft aktuell in den USA; dies ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert. Eine Verlagerung in die EU wird geprüft.
Jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Das ist keine Einstellung im Benutzerkonto, sondern eine technische Trennung auf Datenbankebene — ein Zugriff auf Daten anderer Betriebe ist technisch ausgeschlossen.
Mehr dazu lesen Sie in unserer Datenschutzerklärung nach.
Ja — genau dafür gibt es Stirnio.
Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, die Steuer automatisch berechnet, die gesetzlichen Hinweise automatisch ergänzt. Sie wählen den Kunden, beschreiben die Leistung und geben den Betrag ein.
Eines sagen wir aber deutlich: Stirnio ist eine Software, kein Steuerberater. Für Jahresabschluss, Voranmeldung und steuerliche Beratung bleibt Ihr Steuerberater zuständig. Stirnio macht ihm die Arbeit leichter — es ersetzt ihn nicht.
Im Export-Bereich wählen Sie den Zeitraum und exportieren. Sie erhalten eine einzige ZIP-Datei mit: allen Rechnungen als PDF, allen Ausgabenbelegen, CSV-Dateien im deutschen Format (Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimaltrennung — öffnet sich korrekt in Excel).
Sie hängen die Datei an eine E-Mail und schicken sie ab. Ihr Steuerberater braucht keinen eigenen Zugang.
Ja. Stirnio läuft im Browser und passt sich dem Handybildschirm an. Sie können Rechnungen schreiben, Belege hochladen und Ihre Daten einsehen.
Wenn Sie am Rechner eine Ausgabe erfassen, können Sie außerdem den QR-Code auf dem Bildschirm mit dem Handy scannen und den Beleg direkt fotografieren — die Daten erscheinen sofort im Formular am Rechner.
Beim Erfassen einer Ausgabe laden Sie ein Foto oder PDF des Belegs hoch. Eine KI-gestützte Erkennung liest Betrag, Datum, Steuersatz und Händlernamen aus und füllt das Formular vor.
Sie können das Ergebnis immer prüfen und korrigieren — die automatische Erkennung ist eine Hilfe, kein Ersatz für Ihre Kontrolle.
Sie können Belege auch vollständig manuell erfassen.
Nein. Stirnio ist eine Online-Anwendung, Ihre Daten liegen auf gesicherten Servern. Dadurch erreichen Sie dieselben Daten vom Handy, Tablet oder einem anderen Rechner.
Ein automatischer Import ist derzeit nicht verfügbar. Kunden und Daten müssen manuell angelegt werden.
Wenn Sie sehr viele Kundendatensätze haben, schreiben Sie uns gerne — wir suchen dann gemeinsam nach einer Lösung.
Im Business-Tarif können Sie neben sich selbst bis zu fünf weitere Personen einladen.
Jede Person bekommt abgestufte Rechte: Wer Rechnungen schreibt, sieht keine Personalakten. Wer Arbeitszeiten erfasst, hat keinen Zugriff auf die Buchhaltung. Jeder sieht genau das, was er für seine Arbeit braucht.
Nein. Stirnio erfasst Arbeitszeiten, verwaltet Urlaub und Krankheit und speichert Dokumente — es berechnet aber keine Löhne.
Das ist eine bewusste Entscheidung: Lohnabrechnung ist in Deutschland ein erlaubnispflichtiger Bereich. Stirnio hält die Aufzeichnungen sauber und exportiert sie als Excel-Datei; die Abrechnung übernimmt Ihr Steuerberater oder Lohnbüro.
Während der Beta-Phase sind alle Funktionen kostenlos.
Das Ende der Beta-Phase kündigen wir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an. Ihr Konto wird danach nicht automatisch kostenpflichtig — es wechselt in den kostenlosen Free-Tarif. Ein bezahlter Tarif beginnt nur, wenn Sie ihn ausdrücklich buchen.
Nein. Alle von Ihnen eingegebenen Daten bleiben vollständig erhalten.
Sollten einzelne Funktionen im Free-Tarif nicht enthalten sein, bleiben die zugehörigen Daten weiterhin einsehbar und exportierbar — lediglich das Anlegen neuer Datensätze kann eingeschränkt sein.
Ja. Sie kündigen mit einem Klick in den Kontoeinstellungen. Es gibt keine Mindestlaufzeit.
Nach der Kündigung haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren. Rechnungen bleiben für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert.
Nein. Für die Registrierung ist keine Kreditkarte erforderlich. Während der Beta-Phase erfolgt keine Abrechnung.
Ja. Sie aktivieren sie optional in den Einstellungen; ist sie aktiv, wird beim Verriegeln der Rechnung automatisch die offizielle XRechnung-XML erzeugt und mit dem KoSIT-Regelwerk geprüft — auf Wunsch auch als ZUGFeRD in die PDF eingebettet.
Ist sie deaktiviert, werden Ihre Rechnungen weiterhin als normale PDF ausgestellt — in keinem Tarif Pflicht.
Zur Einordnung: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand beginnt gestaffelt 2027 und 2028. Für die meisten Kleinunternehmer ist das derzeit noch keine dringende Anforderung.
Eine direkte DATEV-Anbindung gibt es derzeit nicht. Auch sie steht auf unserem Fahrplan.
Aktuell exportieren Sie für Ihren Steuerberater ZIP + CSV. Die meisten Steuerberater arbeiten problemlos mit diesem Format.
Derzeit nicht. Sie ist für die zweite Ausbaustufe vorgesehen.
Weil wir noch am Anfang stehen — und weil wir nichts als „vorhanden" darstellen, was wir nicht gebaut haben.
Jede Funktion, die heute da ist, funktioniert vollständig. Was fehlt, sagen wir offen. In welcher Reihenfolge es kommt, finden Sie auf unserer Seite Über uns im Überblick.
Klicken Sie in der Anwendung auf „Feedback geben". Die Seite, auf der Sie sich befinden, und Ihre Kontodaten werden automatisch mitgeschickt — Sie beschreiben nur das Problem.
Alternativ erreichen Sie uns unter support@stirnio.de.
Die Person, die diese Software entwickelt. Kein Callcenter, keine automatischen Antworten.
In dieser frühen Phase bestimmt Ihr Feedback direkt, was als Nächstes entwickelt wird — wenn Ihnen etwas fehlt, macht Ihre Nachricht tatsächlich einen Unterschied.
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