Fatura ve Fişler Kaç Yıl Saklanır?

Fatura ve fişler (Buchungsbelege) 8 yıl saklanmalı — bu süre 2025 başında 10 yıldan kısaltıldı. Ama bir denetim veya vergi tarhiyatı devam ediyorsa, süre dolsa bile saklama zorunluluğu sürer.

Neden 8 Yıl?

Tek bir "10 yıl kuralı" yok — belge türüne göre üç farklı süre var. Defterler, kayıtlar ve yıllık bilançolar 10 yıl saklanır.

Buchungsbelege — yani giden ve gelen faturalar, fişler — 8 yıl saklanır. Ticari mektuplar ve e-postalar ise 6 yıl.

Bizim konumuz olan fatura ve fişler için 8 yıllık süre, § 14b UStG'de ayrıca teyit ediliyor. Süre, faturanın kesildiği takvim yılının sonundan itibaren başlıyor — fatura tarihinin kendisinden değil.

Kısaltma Eski Faturaları da Kapsıyor mu?

8 yıllık süre yeni: "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz" (dördüncü bürokrasi hafifletme kanunu) ile 2025 başında 10 yıldan 8 yıla indirildi. Bu kısaltmanın, 2025 başında henüz süresi dolmamış eski faturalara da uygulanması bekleniyor — yani örneğin 2018'de kesilmiş bir fatura için de artık 8 yıllık kuralın geçerli olması muhtemel, ama bu geçiş hükmünün ayrıntısını netleştirmek isterseniz bir mali müşavire danışmanızı öneririz.

Süre Dolsa Bile Otomatik Silme Yok

Kanun açık: saklama süresi, belgeler bir vergi tarhiyatı açısından önemliyse ve o vergiye ilişkin tarh zamanaşımı (Festsetzungsfrist) henüz sona ermediyse dolmuyor. Yani bir denetim (Außenprüfung) sürüyorsa, standart 8 yıl dolmuş olsa bile ilgili belgeleri saklamaya devam etmeniz gerekiyor.

Örneğin 2017'de kesilmiş bir faturanız var ve standart 8 yıllık süre 2025 sonunda doluyor. Ama 2024 yılına ait bir Finanzamt denetimi hâlâ sürüyorsa ve bu fatura o denetimle ilgiliyse, süre dolmuş olsa bile faturayı silmemeniz gerekir.

Sık Yapılan Hatalar

1. Tek bir "10 yıl kuralı" olduğunu sanmak — belge türüne göre 10, 8 veya 6 yıl arasında değişiyor.
2. 8 yıl dolar dolmaz, bir denetim ihtimalini hiç düşünmeden faturaları hemen silmek.
3. Süre başlangıcını fatura tarihinden hesaplamak — aslında takvim yılının sonundan başlıyor.
4. Sözleşme veya e-posta gibi diğer belgelerin de aynı 8 yıllık süreye tabi olduğunu sanmak — onlar için süre 6 yıl.

Sık Sorulan Sorular

Süre ne zaman başlar? Faturanın kesildiği takvim yılının sonundan itibaren, fatura tarihinin kendisinden değil.

Eski faturalarım için de 8 yıl mı geçerli? Büyük olasılıkla evet, ama geçiş hükmünün ayrıntısı için bir mali müşavire danışmanızı öneririz.

8 yıl dolunca faturaları hemen silebilir miyim? Yalnızca ilgili bir denetim veya vergi tarhiyatı sürmüyorsa. Sürüyorsa, süre dolmuş olsa bile saklamaya devam etmeniz gerekir.

Sözleşme veya e-posta gibi diğer belgeler için süre farklı mı? Evet. Ticari mektuplar ve e-postalar için süre 6 yıl, defterler ve yıllık bilançolar için 10 yıl.